Uygulama

Pilot kullanımdan yaygınlaştırmaya: bir eczanede 30 gün

Yeni bir eczane yazılımıyla ilk 30 gün hafta hafta nasıl geçer: kurulum, paralel kontrol, ilk mutabakatlar, önce-sonra ölçümü ve baştan anlaşılan başarı ölçütleri.

Yayın tarihi: 2026-10-14
Yazar: Medula Yazılım İçerik Ekibi

01Özet

Pilot kullanımdan yaygınlaştırmaya: bir eczanede 30 gün

Yeni bir eczane yazılımıyla ilk 30 gün hafta hafta nasıl geçer: kurulum, paralel kontrol, ilk mutabakatlar, önce-sonra ölçümü ve baştan anlaşılan başarı ölçütleri.

Başlamadan önce: başarı ölçütlerini yazıya dökmek

Pilot kullanımların çoğu yazılım yüzünden değil, belirsizlik yüzünden sürüncemede kalır. Otuz günün sonunda “iyi gitti mi” sorusuna cevap verebilmek için neyin iyi sayılacağını ilk günden önce belirlemek gerekir. Bu ölçütler eczacı ile yazılım tarafı arasında yazılı olarak kararlaştırılmalı ve ölçülebilir olmalıdır. Hepsini aynı anda iyileştirmek beklenmez; önemli olan hangisinin öncelikli olduğunu bilmek ve başlangıç değerini pilot başlamadan kaydetmektir. Başlangıç değeri olmadan yapılan her değerlendirme, ister istemez hafızaya ve o günkü ruh haline dayanır. Aşağıdaki başlıklar bir çerçeve sunar; kendi eczanenizin önceliklerine göre daraltabilirsiniz.

Tezgâhta ortalama işlem süresi ve yoğun saatlerdeki bekleme
Gün sonu kasa ve stok mutabakatında çıkan fark sayısı
Personelin sistemi yardım almadan kullanabildiği işlemlerin oranı
Kesinti ya da hata durumunda işin ne kadar süre durduğu
Pilotu durdurma koşulu: hangi sorun yaşanırsa eski düzene dönülecek

Birinci hafta: kurulum ve paralel kontrol

İlk haftanın hedefi hız değil, güvendir. Yeni sistem çalışmaya başlasa bile ilk günlerde önemli işlemlerin sonuçlarını eski yöntemle karşılaştırmak, sorunları büyümeden yakalar. ErgoAIX’te aynı gün kurulum, internet kesildiğinde satışa devam edebilme ve SGK Medula, İTS, ÜTS ile depo entegrasyonları şu an pilot kullanımda; ilk hafta bu entegrasyonların eczanenin kendi iş akışında sorunsuz çalıştığını görmek için de iyi bir fırsattır. Bu hafta boyunca eczacının her gün kısa bir kontrol listesiyle günü kapatması, hangi farkların sistemden, hangilerinin alışkanlıktan kaynaklandığını ayırt etmeyi kolaylaştırır. Beklenti şu olmalı: ilk hafta birkaç aksaklık çıkacak ve bu normaldir; önemli olan her birinin not edilip çözüme bağlanmasıdır.

İkinci hafta: ilk mutabakatlar

İkinci hafta, sistemin günlük rutine oturup oturmadığının anlaşıldığı dönemdir. Artık her işlemi iki kez kontrol etmek yerine, belirli noktalarda mutabakat yapılır: gün sonu kasa toplamı, depodan gelen irsaliyelerle stok girişleri, dönem içinde yapılan iadeler. Çıkan farklar üç gruba ayrılarak incelenmelidir: yanlış tanımlanmış bir ayar, personelin henüz alışmadığı bir adım ya da gerçek bir sistem hatası. İlk iki grup genellikle hızla çözülür; üçüncü grup ise yazılım tarafına somut örneklerle iletilmelidir. Bu haftanın sonunda paralel kontrollerin çoğu bırakılabilir durumda olmalıdır. Hâlâ her işlemi doğrulama ihtiyacı hissediliyorsa, bu durum başarı ölçütleri açısından not edilmesi gereken bir sinyaldir.

Üçüncü hafta: önce ve sonrayı ölçmek

Pilotun başında kaydedilen başlangıç değerleri bu hafta anlam kazanır. Ölçümü sezgiyle değil, aynı yöntemle yapmak önemlidir; başlangıçta işlem süresini kronometreyle ölçtüyseniz şimdi de öyle ölçün. Kurgusal bir senaryoyla açıklayalım: temsili bir eczanede başlangıçta gün sonu mutabakatında birkaç fark çıktığı, üçüncü haftada bu sayının düştüğü ama yoğun saatlerdeki bekleme süresinin değişmediği görülsün. Bu tablo pilotun başarısız olduğunu değil, hangi alanda ek ayar gerektiğini gösterir. Ölçüm sonuçlarını ekiple paylaşmak da faydalıdır; personel neyin iyileştiğini gördüğünde yeni düzene daha kolay bağlanır. Aşağıdaki birkaç kural, ölçümün yanıltıcı olmasını önler.

Başlangıçta kullanılan ölçüm yöntemini değiştirmeyin.
Aynı gün ve saat dilimlerini karşılaştırın; pazartesi sabahı ile cuma öğleden sonrası kıyaslanmaz.
Rakamların yanına personelin gözlemlerini de not edin.
İyileşmeyen ölçütler için somut bir neden arayın.

Dördüncü hafta: yaygınlaştırma kararı

Otuz günün sonunda verilecek karar, baştan yazılan ölçütlerle karşılaştırılarak alınmalıdır. Bu noktada üç makul seçenek vardır ve hiçbiri tek başına başarısızlık anlamına gelmez. Önemli olan kararın gerekçesinin açık olması ve bir sonraki adımın tarihiyle birlikte belirlenmesidir. Bu aşamada en sık yapılan hata, ölçütleri karar anında yeniden yorumlamaktır: baştan kabul edilen bir hedefi sonradan esnetmek, pilotun bütün değerini zayıflatır. Hedef gerçekten yanlış belirlenmişse bu açıkça söylenmeli ve yeni hedef bir sonraki dönem için yazılmalıdır. Kararı eczacı ve ekip birlikte, üçüncü haftanın ölçüm sonuçlarını masaya koyarak vermelidir.

Yaygınlaştırmak
Öncelikli ölçütler karşılandıysa paralel kontroller tamamen bırakılır ve sistem tüm işlemlerde tek kaynak haline gelir.
Pilotu uzatmak
Bazı ölçütler karşılanmış, bazıları ayar bekliyorsa, sınırlı bir süre ve net hedeflerle pilot uzatılabilir.
Durdurmak
Baştan belirlenen durdurma koşulu gerçekleştiyse, karar gerekçesiyle kayda geçirilir ve eski düzene kontrollü biçimde dönülür.

Otuz günden sonra neyi sürdürmek gerekir?

Yaygınlaştırma kararı pilotun sonu değil, düzenli işletmenin başlangıcıdır. İlk ay boyunca tutulan kontrol listeleri ve ölçümler tamamen bırakılmamalı, daha seyrek bir ritme geçirilmelidir. Örneğin aylık bir mutabakat gözden geçirmesi ve üç ayda bir başarı ölçütlerinin yeniden ölçülmesi, sistemin zamanla eczanenin ihtiyaçlarından uzaklaşmasını önler. Pilot sürecinde not edilen ve henüz çözülmemiş konuların bir listesi de tutulmalıdır; bu liste hem yazılım tarafıyla yapılacak görüşmeler hem de ekip içi düzenlemeler için somut bir gündem oluşturur. Otuz günün asıl kazancı, yeni bir yazılım kadar eczanenin kendi işleyişini ölçmeye alışmasıdır.

02SSS

Sıkça sorulan sorular

Otuz gün her eczane için yeterli mi?

Çoğu eczane için temel bir karar vermeye yeter, ancak mevsimsel yoğunluk ya da ay sonu işlemleri gibi dönemler pilotun dışında kalabilir. Gerekirse pilot net hedeflerle uzatılabilir.

Paralel kontrol ne kadar sürmeli?

Genellikle ilk hafta yoğun, ikinci hafta seçici biçimde yapılır. Üçüncü haftada hâlâ her işlemi doğrulama ihtiyacı varsa, bunun nedeni ayrıca incelenmelidir.

Başarı ölçütlerini kim belirlemeli?

Ölçütleri eczacı belirlemeli, yazılım tarafıyla birlikte yazılı hale getirmelidir. Böylece pilotun sonunda değerlendirme kişisel izlenime değil, önceden anlaşılmış kriterlere dayanır.

Devam