Sipariş
Sipariş kararını veriye bağlamak
Satış hızını reçete eğilimi ve tedarik süresiyle birleştirerek sipariş miktarını belirlemeyi, temsili bir hesap örneği üzerinden ve tek seferlik sıçramalara aldanmadan anlatıyoruz.
Sipariş kararını veriye bağlamak
Satış hızını reçete eğilimi ve tedarik süresiyle birleştirerek sipariş miktarını belirlemeyi, temsili bir hesap örneği üzerinden ve tek seferlik sıçramalara aldanmadan anlatıyoruz.
Sipariş kararı neden çoğu zaman alışkanlıkla verilir?
Birçok eczanede sipariş, raf başında göz kararıyla ya da “geçen sefer ne kadar almıştık” sorusuyla verilir. Deneyimli bir eczacının sezgisi çoğu ürün için iş görür, ancak yüzlerce kalemde tutarlılığı korumak zordur. Sezgi en son hatırlanan olaya ağırlık verir: Geçen hafta tükenen bir ürün bu hafta fazla sipariş edilir, uzun süredir sorun çıkarmayan bir ürün ise göz ardı edilir. Sonuç, bir yanda rafta bekleyen ve miat riski taşıyan stok, diğer yanda hastanın eli boş döndüğü ürünlerdir. Veriye bağlı bir sipariş kararı sezgiyi dışlamaz; ona hangi ürünlerde devreye girmesi gerektiğini gösteren bir çerçeve sunar.
Hangi üç veri birlikte okunmalı?
Sipariş miktarı tek bir sayıdan türetildiğinde kolayca yanılır. Satış hızı geçmişi anlatır, reçete eğilimi yakın geleceğe dair işaret verir, tedarik süresi ise ne kadar ileriyi düşünmeniz gerektiğini belirler. Bu üç veri birlikte okunduğunda hem ne kadar hem de ne zaman sipariş verileceği netleşir. Birinin eksik kaldığı karar genellikle ya fazla stokla ya da stoksuz kalmayla sonuçlanır. Üçünü ayrı ayrı izlemek, bir sipariş hatasının hangi varsayımdan kaynaklandığını sonradan görmeyi de kolaylaştırır: Talep mi yanlış tahmin edildi, yoksa ürün beklenenden geç mi geldi? Aşağıdaki tanımlar, hesabın hangi parçasının neyi temsil ettiğini ayırmak için yeterlidir.
Satış hızı
Belirli bir dönemde günde ortalama kaç birim satıldığı. Sipariş hesabının temelidir.
Reçete eğilimi
Ürünün yazıldığı reçete sayısının son haftalardaki yönü. Bölgedeki bir hekimin tercih değişikliği gibi durumları satışa tam yansımadan önce gösterebilir.
Tedarik süresi
Sipariş verildikten sonra ürünün rafa girmesine kadar geçen süre. Depoya ve ürüne göre değişir; temin sorunu yaşanan ürünlerde belirgin biçimde uzar.
Satış hızı hangi dönemden hesaplanmalı?
Satış hızını hesaplarken seçilen dönem sonucu doğrudan etkiler. Çok kısa bir dönem tek bir yoğun haftanın etkisine açıktır; çok uzun bir dönem ise talepteki gerçek bir değişimi geç fark ettirir. Düzenli satılan çoğu ürün için son dört ile sekiz haftalık satış dengeli bir başlangıç noktasıdır. Mevsimsel ürünlerde geçen yılın aynı dönemine bakmak daha doğru sonuç verir. Hesaplamada stoksuz kalınan günleri ayırmak da önemlidir; ürün rafta yokken satış sıfır görünür ve bu günler ortalamaya katılırsa gerçek talep olduğundan düşük hesaplanır. Toplu alımlar gibi olağan dışı işlemler de ayrıca ele alınmalıdır.
- Düzenli ürünlerde son 4-8 haftalık satışı kullanın.
- Mevsimsel ürünlerde geçen yılın aynı dönemini referans alın.
- Stoksuz kalınan günleri hesaptan çıkarın.
- Tek seferlik toplu satışları ortalamaya katmayın.
Temsili bir hesap örneği
Aşağıdaki rakamlar tamamen varsayımsaldır ve yalnızca hesabın mantığını göstermek içindir. Varsayalım ki bir ürün son altı haftada günde ortalama 4 kutu satılıyor. Son üç haftada bu ürünün yazıldığı reçete sayısı hafif bir artış gösteriyor ve siz bunu günlük talebe 0,5 kutuluk bir ekleme olarak yansıtmaya karar veriyorsunuz. Depodan tedarik süresi 1 gün, ancak bu ürünü haftada bir verdiğiniz toplu siparişle alıyorsunuz; yani bir sonraki siparişe kadar 7 gün geçiyor. Beklenmedik dalgalanmalara karşı 2 günlük güvenlik stoku tutmak istiyorsunuz ve rafta şu an 10 kutu var.
- Günlük beklenen talep: 4 + 0,5 = 4,5 kutu
- Karşılanacak süre: 7 günlük sipariş aralığı + 1 günlük tedarik süresi = 8 gün
- Güvenlik stoku: 2 gün × 4,5 kutu = 9 kutu
- Toplam ihtiyaç: (8 × 4,5) + 9 = 45 kutu
- Sipariş miktarı: 45 − 10 kutu mevcut stok = 35 kutu
Tek seferlik sıçramalar siparişi nasıl bozar?
Bir ürünün birkaç gün içinde alışılmadık miktarda satılması çoğu zaman kalıcı bir talep artışı değildir. Bir kurumun toplu alımı, çevredeki bir eczanenin geçici olarak stoksuz kalması ya da kısa süreli bir salgın dönemi satışı birden yükseltebilir. Bu sıçramalar olduğu gibi ortalamaya girerse bir sonraki sipariş şişer ve talep normale döndüğünde fazla stok rafta kalır. Reçeteli ürünlerde sıçramayı gerçek bir eğilimden ayırmanın pratik bir yolu, satış artışının reçete sayısındaki artışla birlikte gelip gelmediğine bakmaktır. Satılan kutu artarken reçete sayısı sabit kalıyorsa artış büyük ihtimalle az sayıda işlemden kaynaklanıyordur.
- Satışı ortalamanın belirgin biçimde üstünde olan günleri işaretleyin ve nedenini not edin.
- Nedeni açıklanabilen tek seferlik satışları hız hesabından çıkarın.
- Sıçramanın ardından siparişi bir defada değil, bir-iki sipariş döngüsüne yayarak artırın.
- Artış iki-üç hafta sürüyor ve reçete eğilimi de bunu destekliyorsa satış hızını güncelleyin.
Hesap bir kurala dönüştüğünde ne değişir?
Yukarıdaki hesabı her ürün için elle yapmak mümkün değildir, ama gerekli de değildir. Ürünlerin çoğu için kural bir kez kurulduğunda sipariş miktarı aynı mantıkla hesaplanabilir ve eczacının dikkati yalnızca kuraldan sapan ürünlere yönelir: reçete eğilimi değişenler, tedarik süresi uzayanlar, sıçrama yaşayanlar. Böylece sipariş listesi uzun bir sayım listesi olmaktan çıkar, kısa bir sorgulama listesine dönüşür. Kuralın parametrelerini, yani dönem uzunluğunu ve güvenlik stoku gününü, ürün grubuna göre farklılaştırmak da mümkündür. Kuralın sonuçlarını birkaç sipariş döngüsü boyunca eczacının kendi kararıyla karşılaştırmak, güvenin kademeli olarak oluşmasını sağlar. ErgoAIX tarafında depo entegrasyonları şu anda pilot aşamadadır.
Son güncelleme:
Sıkça sorulan sorular
Güvenlik stoku kaç gün olmalı?
Tek bir doğru değer yoktur; ürünün talep dalgalanmasına, tedarikteki belirsizliğe ve stoksuz kalmanın hasta açısından önemine bağlıdır. Tedariki sorunlu ya da ikamesi zor ürünlerde daha uzun, kolay temin edilen ürünlerde daha kısa tutmak mantıklıdır.
Reçete eğilimini nasıl izleyebilirim?
Ürünün yer aldığı reçete sayısını haftalık olarak izleyip son birkaç haftanın yönüne bakmak yeterli bir başlangıçtır. Tek haftalık değişimlere değil, birkaç hafta süren istikrarlı artış ya da azalışa tepki vermek gerekir.
Temin sorunu yaşanan ürünlerde bu yöntem işe yarar mı?
Temin sorunu olan ürünlerde tedarik süresi belirsizleştiği için hesap daha kaba bir tahmine dönüşür. Bu ürünlerde güvenlik stokunu geçici olarak artırmak mantıklı olabilir. Ancak birden fazla depoya verilen tekrarlı siparişlerin fazla stok yaratmaması için siparişleri tek elden takip etmek önemlidir.
0850 222 4 555 · info@medulayazilim.com · Yenişehir / Mersin