Mobil
Eczaneden uzaktayken izlenecek 5 gösterge
Eczaneden uzaktayken telefondan izlenecek beş göstergeyi ve hangi eşik aşıldığında eczaneyi aramanın gerçekten gerektiğini, gereksiz müdahaleye düşmeden anlatıyoruz.
Eczaneden uzaktayken izlenecek 5 gösterge
Eczaneden uzaktayken telefondan izlenecek beş göstergeyi ve hangi eşik aşıldığında eczaneyi aramanın gerçekten gerektiğini, gereksiz müdahaleye düşmeden anlatıyoruz.
Uzaktan takipte neden az gösterge yeterlidir?
İzinde, bir kongrede ya da eczane dışında bir işin başındayken eczaneyi takip etmek isteyen eczacının karşılaştığı ilk sorun, fazla veri değil fazla dikkattir. Telefonda her rapora bakmak mümkündür, ancak her sapmaya tepki vermek hem ekibi yıpratır hem de uzaktaki eczacıyı sürekli tetikte tutar. Uzaktan takibin amacı eczaneyi uzaktan yönetmek değil, müdahale gerektiren bir durumu kaçırmamaktır. Bunun için sayısı az, anlamı net ve her birinin bir eşiği olan göstergeler seçmek gerekir. Aşağıdaki beş gösterge farklı risk türlerini kapsayacak şekilde seçilmiştir: talep, tedarik, tahsilat, nakit ve ekip hareketleri. Hepsine birkaç dakikada bakılabilir.
Günlük satış neye göre okunmalı?
Günlük ciroyu dünkü ciroyla karşılaştırmak yanıltıcıdır, çünkü eczane trafiği haftanın gününe göre belirgin biçimde değişir. Daha anlamlı olan, bugünkü satışı son birkaç haftanın aynı günü ortalamasıyla karşılaştırmaktır. Örneğin bir salı gününün cirosunu son dört salının ortalamasıyla kıyaslamak, pazartesi yoğunluğunun ya da cumartesi sakinliğinin yarattığı gürültüyü ortadan kaldırır. Gün içinde bakıyorsanız aynı saate kadar biriken satışı karşılaştırın. Sapma gördüğünüzde önce dış etkenleri düşünün: hava durumu, bölgedeki bir sağlık kuruluşunun kapalı olması ya da nöbet düzeni. Bunlar sapmayı açıklamıyorsa sistem ya da tezgâh kaynaklı bir sorun olasılığı artar.
Kritik stok ve açık provizyonlar neden birlikte izlenir?
Bu iki gösterge, eczanenin hastaya hizmet verme kapasitesini ve tahsilatını doğrudan etkiler. Kritik stok, gün içinde talep görmesi beklenen ama minimum seviyenin altına düşmüş ürün sayısıdır. Açık provizyonlar ise tamamlanamamış, hata dönmüş ya da eksik belgeyle bekleyen reçetelerdir. Uzaktan bakarken ayrıntıya girmek gerekmez; sayının kendisi ve gün içindeki değişimi çoğu zaman yeterli bilgiyi verir. Örneğin sabah beş olan kritik stok sayısı öğleden sonra on beşe çıkmışsa sipariş akışında bir aksama olabilir. Açık provizyon sayısı gün boyunca azalmıyorsa ekip hataları düzeltmeye zaman bulamıyor demektir.
Kritik stok sayısı
Mutlak sayıdan çok gün içindeki artışa bakın. Artış, siparişin gecikmesine ya da depo tarafındaki bir soruna işaret edebilir.
Açık provizyon ve hatalı reçete
Gün sonuna doğru hâlâ açık olan işlemler, ertesi güne devrettikçe düzeltilmesi zorlaşan kalemlerdir.
Kasa farkı ve iptal-iade hareketleri nasıl izlenir?
Nakit ve ekip hareketleri uzaktan takibin en hassas kısmıdır; buradaki sapmalar çoğu zaman masum bir hatadan kaynaklanır, ama nadiren de olsa daha ciddi bir soruna işaret eder. Kasa farkı için gün sonu kapanışında sayılan tutar ile sistemdeki tahsilat toplamı karşılaştırılır. İptal ve iade hareketlerinde ise tek tek işlemlere değil, örüntüye bakmak gerekir. Belirli bir saatte, belirli bir kullanıcıda ya da belirli bir ürün grubunda yoğunlaşan iptaller üzerinde durulmaya değer bir sinyaldir. Bu göstergeleri ekiple önceden konuşmak, takibin güvensizlik olarak algılanmasını önler ve açıklamaların daha hızlı gelmesini sağlar.
- Gün sonu kasa farkının tutarı ve yönü, yani fazla mı eksik mi olduğu
- Aynı gün içindeki iptal ve iade işlemi sayısı
- Satıştan kısa süre sonra yapılan iptaller
- Tek bir kullanıcıda ya da vardiyada yoğunlaşan iptal ve iadeler
Hangi eşik aşıldığında eczaneyi aramak gerekir?
Her sapma bir telefon gerektirmez. Aramayı haklı kılan eşikleri önceden belirlemek hem gereksiz müdahaleyi önler hem de ekibe neyin önemli olduğunu açıkça söyler. Eşikler eczaneden eczaneye değişir; aşağıdakiler başlangıç için temsili örneklerdir ve ilk birkaç haftanın verisiyle ayarlanmalıdır. Genel kural şudur: Tek başına küçük kalan sapmalar gün sonunda mesajla sorulabilir; eşiği aşan ya da birden fazla göstergede aynı anda görülen sapmalar ise aramayı gerektirir. İki göstergenin birlikte bozulması, çoğu zaman tek bir göstergenin sert biçimde bozulmasından daha anlamlıdır. Örneğin satışın düşmesiyle açık provizyonların artması aynı güne denk geliyorsa, bir sistem sorunu ihtimali güçlenir.
- Öğlen itibarıyla satış, aynı gün ortalamasının belirgin biçimde altındaysa (örneğin yüzde 30'dan fazla)
- Kritik stok sayısı gün içinde iki katına çıkmışsa
- Öğleden sonra açık provizyon sayısı sabahkinden fazlaysa
- Kasa farkı önceden belirlediğiniz tolerans tutarını aşıyorsa
- İptal ya da iadeler tek bir kullanıcıda veya kısa bir zaman aralığında yoğunlaşıyorsa
Uzaktan takip nasıl sürdürülebilir olur?
Uzaktan takibin sürdürülebilir olması için belli saatlere bağlanması yararlıdır; örneğin öğlen ve gün kapanışından sonra birer kez. Sürekli bakmak yerine bu iki anda beş göstergeyi taramak hem eczacının dinlenmesine izin verir hem de ekibe öngörülebilir bir düzen sunar. Eczanede sorumluluğu üstlenen kişiyle hangi durumlarda arayacağınızı, hangi durumlarda mesaj atacağınızı konuşmak, telefonun her çalışında paniğin önüne geçer. Eczaneye döndüğünüzde uzaktayken not ettiğiniz sapmaları ekiple birlikte gözden geçirmek, eşikleri ayarlamak için en iyi fırsattır. ErgoAIX'in mobil uygulaması ise web sürümüyle aynı kapsamda yakında kullanıma sunulacaktır.
Son güncelleme:
Sıkça sorulan sorular
Uzaktan takip ekipte güvensizlik algısı yaratmaz mı?
Göstergeler ve eşikler önceden ekiple paylaşıldığında takip, denetim değil ortak bir çalışma düzeni olarak algılanır. Aramaların yalnızca belirlenen eşiklerde yapılması da bu algıyı güçlendirir.
Günde kaç kez bakmak yeterlidir?
Çoğu durumda öğlen ve gün sonunda birer kez bakmak yeterlidir. Yoğun sezonlarda ya da yeni bir çalışanın ilk haftalarında sıklığı geçici olarak artırabilirsiniz. Sürekli bakmak ise hem eczacıyı yorar hem de gereksiz müdahaleye yol açar.
Beş göstergeden hangisi en öncelikli?
Tek bir cevap yoktur, ancak tahsilatı doğrudan etkileyen açık provizyonlar ve kasa farkı genellikle gecikmeye en az tolerans gösteren göstergelerdir. Satış ve stok sapmaları çoğu zaman ertesi sabahki kontrolde de ele alınabilir.
0850 222 4 555 · info@medulayazilim.com · Yenişehir / Mersin