Tezgâh
Tezgâh hızını ölçmek
Satış başına hareket sayısını ve saniyeyi ölçmeyi, ölçümün nerede başlayıp bittiğini, yavaş adımı bulmayı ve ekibi rahatsız etmeden bir haftalık ölçüm yapmayı anlatıyoruz.
Tezgâh hızını ölçmek
Satış başına hareket sayısını ve saniyeyi ölçmeyi, ölçümün nerede başlayıp bittiğini, yavaş adımı bulmayı ve ekibi rahatsız etmeden bir haftalık ölçüm yapmayı anlatıyoruz.
Tezgâh hızı neden izlenimle değerlendirilemez?
Tezgâhta geçen süre hem hastanın beklemesini hem de ekibin gün sonundaki yorgunluğunu belirler. Buna rağmen çoğu eczanede hız, “bugün sıra çok uzadı” gibi izlenimlerle değerlendirilir. İzlenim yanıltıcıdır: Yoğun bir saatte yaşanan tek bir sorunlu reçete, günün geri kalanında akışın aslında makul olduğunu gölgeleyebilir. Tersine, her satışta birkaç saniye kaybettiren küçük bir adım hiç fark edilmeden günde dakikalar biriktirebilir. Ölçüm, bu iki durumu birbirinden ayırmanın en güvenilir yoludur. Burada amaç personeli değerlendirmek değil, satış akışındaki adımları görünür kılmaktır; ölçümü baştan bu şekilde çerçevelemek sonuçların da doğru yorumlanmasını sağlar.
Hangi iki ölçü tezgâh hızını anlatır?
Tezgâh hızını tek bir sayıyla ifade etmek cazip gelse de iki ayrı ölçü birlikte çok daha fazlasını söyler. Süre, hastanın deneyimini gösterir; hareket sayısı ise süreyi neyin doldurduğunu. İki satış aynı sürede tamamlanabilir, ancak birinde süre hastayla konuşmaya, diğerinde ekranlar arasında gidip gelmeye harcanmış olabilir. İlki çoğu zaman olması gereken bir süredir, ikincisi ise iyileştirilebilir. Bu yüzden ölçümde süreyi ve hareketi aynı satış için birlikte kaydetmek, sonuçları yorumlarken hangi kısmın yazılımdan, hangi kısmın iş akışından kaynaklandığını ayırmayı kolaylaştırır. Hareketi saymak ilk bakışta zahmetli görünse de birkaç satışta bir alışkanlığa dönüşür.
Satış başına hareket
Satışı tamamlamak için yapılan tuş basışı, tıklama ve okutma sayısının toplamı. Aynı satış tipinde kişiden kişiye büyük fark çıkıyorsa akışta bilinmeyen bir kısayol ya da gereksiz bir adım vardır.
Satış başına saniye
Satışın başlangıcından bitişine kadar geçen süre. Hastaya danışmanlık için harcanan süreyi ayrıca not etmek, karşılaştırmayı adil kılar.
Ölçüm nerede başlar, nerede biter?
Ölçümün güvenilir olması için başlangıç ve bitiş noktalarının herkes için aynı olması gerekir. Sık yapılan bir hata, bir gün hastanın tezgâha gelişini, başka bir gün ilk barkod okutmayı başlangıç kabul etmektir; bu durumda ortaya çıkan sayılar birbiriyle karşılaştırılamaz. Önerilen yaklaşım, ölçümü satış ekranındaki ilk işlemle başlatıp ödemenin tamamlandığı ve satış belgesinin oluştuğu anda bitirmektir. Hastanın sırada beklediği süre de önemlidir, ancak o sıra yönetiminin konusudur ve tezgâh hızıyla karıştırılmamalıdır. Satışları tipine göre ayırmak da gerekir; tek kalemli reçetesiz bir satışla çok kalemli bir reçete aynı ortalamaya girmemelidir.
- Başlangıç: Satış ekranındaki ilk işlem, yani ilk okutma, hasta sorgusu ya da reçete girişi.
- Bitiş: Ödemenin alındığı ve satış belgesinin oluştuğu an.
- Ayrıca not edilecekler: Raftan ürün getirme, hastaya danışmanlık ve sırada bekleme süresi.
- Gruplama: Tek kalemli reçetesiz, çok kalemli reçetesiz, reçeteli satış ve iade ayrı ayrı ölçülür.
Yavaş adım nasıl bulunur?
Ortalama süre, sorunun varlığını gösterir ama yerini göstermez. Yavaş adımı bulmak için birkaç satışı adım adım parçalamak gerekir. Temsili bir örnekte, reçeteli bir satışın 90 saniye sürdüğünü ve bunun 35 saniyesinin hasta ve reçete bilgisinin girişinde geçtiğini varsayalım. Bu durumda ürün okutmayı hızlandırmaya çalışmak sonucu pek değiştirmez; asıl kazanç giriş adımındadır. Parçalama için her adımın bitiş anını not eden basit bir tablo yeterlidir. Aynı satış tipinden on-on beş örnek topladığınızda, süresi en çok dalgalanan adım genellikle aradığınız adımdır. Parçalamada çoğunlukla aşağıdaki adımlar ayrı ayrı izlenir.
- Hasta ve reçete bilgisinin girişi
- Ürün arama ve okutma
- Fiyat farkı ve katılım payı kontrolü
- Ödeme alma ve belge oluşturma
Ekibi rahatsız etmeden bir haftalık ölçüm
Ölçüm, ekip kendini izleniyor hissettiğinde bozulur: Herkes daha dikkatli ve daha yavaş çalışır ya da tersine acele eder. Bunu önlemek için ölçümün amacını baştan açıkça söyleyin ve sonuçları kişi bazında değil adım bazında paylaşacağınızı belirtin. Mümkünse ölçümü yazılımın kayıtlarından yapın; satışın başlangıç ve bitiş zamanları birçok sistemde zaten tutulur. Elle ölçüm gerekiyorsa her gün farklı saatlerde küçük bir örneklem almak, bütün gün kronometreyle beklemekten hem daha az rahatsız edicidir hem de günün farklı temposunu daha iyi temsil eder. Ölçümü yapan kişinin de dönüşümlü olması, sonuçlara kimsenin kişisel bir yargı olarak bakmamasına yardım eder.
1-2. gün
Satış tiplerini ve başlangıç-bitiş noktalarını ekiple netleştirin, kısa bir deneme ölçümü yapın.
3-5. gün
Sabah, öğle ve akşam yoğunluğundan her gün birkaç satış örneği toplayın.
6-7. gün
Sonuçları satış tipine göre gruplayın, en çok dalgalanan adımı belirleyin ve ekiple paylaşın.
Ölçüm sonuçları nasıl kullanılır?
Ölçümün çıktısı bir sıralama değil, bir ya da iki somut değişiklik olmalıdır. Sık satılan ürünler için kısayol tanımlamak, reçete girişinde tekrar eden bir kontrolü sadeleştirmek ya da kart cihazının konumunu değiştirmek gibi küçük düzenlemeler çoğu zaman en hızlı sonucu verir. Değişiklikten iki-üç hafta sonra aynı ölçümü tekrarlayın; etkisini ancak böyle görebilirsiniz. Karşılaştırma için bir referans noktası olarak, ErgoAIX'in hızlı satış akışında pilot kullanımda ölçülen değer 3 hareket ve 11 saniyedir. Bu, belirli bir satış tipine ait bir pilot ölçümüdür; kendi eczanenizin sonuçlarını en sağlıklı biçimde kendi geçmiş ölçümlerinizle karşılaştırarak yorumlarsınız.
Son güncelleme:
Sıkça sorulan sorular
Tezgâh hızını ölçmek personel performansını ölçmekle aynı şey mi?
Hayır. Buradaki amaç satış akışındaki adımların ne kadar sürdüğünü görmektir. Sonuçları kişi bazında paylaşmak ölçümün güvenilirliğini düşürür ve ekipte gereksiz gerginlik yaratır.
Kaç satış ölçmek yeterlidir?
Kesin bir sayı yoktur, ancak her satış tipi için birkaç günden toplanmış on-on beş örnek, yavaş adımı görmek için çoğu zaman yeterli fikir verir. Farklı saatlerden ve farklı kişilerden örnek almak, tek bir yoğun anın sonucu çarpıtmasını önler.
Reçeteli satışlarda süre neden bu kadar değişken?
Reçeteli satışta süre; kalem sayısına, hasta bilgisinin sorgulanmasına, fark ve katılım payı hesabına ve olası uyarılara bağlıdır. Bu nedenle reçeteli satışları kalem sayısına göre ayrıca gruplamak daha anlamlı bir karşılaştırma sağlar.
0850 222 4 555 · info@medulayazilim.com · Yenişehir / Mersin